<< Предыдушая Следующая >>

3.3. Управленческая информация

В процессе управления, представляющего собой целенаправленное воздействие на деятельность системы (коллектива, предприятия, государства), как при определении цели, так и при уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при контроле за ходом его выполнения, необходима достаточно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.

Информация - это целенаправленное знание, необходимое для создания организации и осуществления процесса управления ею. Общие функции управления - планирование, организация, координация, мотивация и контроль являются процессами, перерабатывающими информацию. Организация занимается структурированием информационных связей на предприятии. Информационное обеспечение предприятия, т. е. переработка, учет, анализ и прогноз информации, представляет собой связующее звено для интегрирования инструментов управления, а также для соединения системы управления с системой исполнения.

Информация, используемая в управлении, классифицируется:

• по объекту управления;

• по принадлежности к той или иной подсистеме управления;

• по форме передачи (вербальная, т. е. словесная, и невербальная);

• по изменчивости во времени;

• по способу передачи;

• по режиму передачи;

• по назначению;

138

• по стадии жизненного цикла объекта;

• по отношению объекта управления к субъекту.

Информационный массив - это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления. Он должен обеспечивать: прямое обращение потребителей к хранимой информации; наиболее полное удовлетворение их информационных потребностей; оперативный поиск и выдачу информации; предохранение информации от искажений.

Поток информации - это движение информации от источников до потребителей.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц (слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) и используемая для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управления.

При проектировании документооборота необходимо обеспечивать:

• наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решений информации;

• рациональные потоки информации путем устранения дублирования документов и содержащихся в них показателей;

• минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;

• эффективный контроль за сроками исполнения документов;

• унификацию форм документов.

На практике выделяют также понятие "полезная информация". Данное понятие принято интерпретировать как любую информацию, свидетельствующую о состоянии дел на предприятии, а также информацию, используя которую предприятие может улучшить свои позиции.

С помощью современных информационных технологий, в частности Internet и Intranet, можно объединять сотрудников разных отделов и даже филиалов, находящихся в разных городах и странах, во временные рабочие группы для совместной работы над проектами или для решения каких-либо проблем. Также дан

139

ные системы предоставляют работникам возможность максимально реализовать свой творческий потенциал.

Кроме того, образовавшаяся в последние годы сетевая виртуальная структура менеджмента отражает временную горизонтальную сеть отношений между так называемыми Web-группами (менеджерами фирмы-ядра и менеджерами клиентуры виртуальной сети). Web-группы при этом реализуют виртуальные отношения в формате их сети, обеспечивая дистанционные контакты менеджеров с клиентами.

Следует заметить, что глобальная информационная супермагистраль Интернет и локальные сети корпораций - Интра-нет, по мнению профессоров А. Ю. Егорова и К. Ф. Никулина, принципиально изменяют технологии сбора и обработки данных для менеджера и, главное, обеспечивают без вертикальной бюрократизации дистанционное контактирование равноправных клиентов, т. е. формирование горизонтальных временных структур партнерского характера. Например, корпорация Microsoft считает, что только Интернет ликвидирует "провинциальность" отечественных рынков и тем самым разовьет менеджмент в РФ [11, с. 125].

Для диагностики и анализа качества работы информационных систем существует понятие качество информации, которое обычно оценивается по следующим параметрам: корректность, непротиворечивость и т. д. (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Оценка качества информации Параметр оценки качества Оценка по 10-балльной шкале

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Корректность Непротиворечивость Точность Оперативность Релевантность Пертинентность Суммарная оценка качества 140

Оценка качества информации осуществляется по 10-балльной шкале.

Если суммарная оценка качества информации (СОИ) менее 50% (30 баллов), то ее качество определяется как неудовлетворительное, а при значении СОИ 80% и более -как высокое.

Весьма важную роль в менеджменте играет также невербальная информация, т. е. информация, посланная отправителем без использования слов. Она образует невербальные послания, лежащие в основе невербальной коммуникации. Жесты, мимика, интонации - важнейшая часть делового общения. Как рассчитали социологи, интонация, выражение лица, жесты несут во время разговора до 80% всей информации. Порой с помощью этих средств (их называют невербальными) можно сказать гораздо больше, чем с помощью слов.

Основными видами невербальной информации являются:

• физические данные человека (рост, вес, цвет волос, запах тела и т. д.);

• движения тела (жесты, позы, прикосновения, выражения лица, движение глаз и т. д.);

• речь (интонации, грамотность, голос, частота речи и т. д.);

• среда (освещенность, шум, чистота, помещение, мебель и т. д.);

• использование среды (манеры поведения, расстояние при общении и т. д.);

• время (ранний приход, приход в точно назначенное время, опоздания).

Невербальные коммуникации в основном имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса и являются весьма надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее нелегко скрывать в межличностной коммуникации.

Многие невербальные сигналы, их конкретные значения являются образцами той или иной человеческой культуры, в которой "вырос" человек.

В связи с этим у разных народов имеются существенные различия в невербальном поведении.

141

К примеру, участники переговоров часто используют жестикулирование. Но тот или иной жест может означать разные понятия в разных странах. Так, болгары и русские прямо противоположным образом кивают головой, когда хотят сказать "да" или "нет".

В США и многих других странах "ноль", образованный большим и указательным пальцем, означает "все отлично", в Японии - деньги, а в Португалии - неприличный жест.

Немцы часто поднимают брови в знак восхищения чьей-то идеей. Но то же самое в Англии будет расценено как выражение скептицизма. Движение пальца из стороны в сторону в США, Италии может означать легкое осуждение, угрозу или призыв прислушаться к тому, что сказано. В Голландии - отказ. Если надо жестом сопроводить выговор, указательным пальцем водят из стороны в сторону около головы.

Использование жестов-символов вызывает больше всего недоразумений, когда, не владея языком, на котором говорит партнер, стремятся объясниться с их помощью, наивно полагая, что значение жестов-символов везде одинаково. Иногда это приводит не просто к комичным, но и к неловким ситуациям. Так, в нашей стране поднятый вверх палец символизирует наивысшую оценку, а в Греции означает "заткнись". В США этот жест может в одних случаях подразумевать "все в порядке", в других - желание поймать попутную машину, а если палец резко выбрасывается вверх, то является нецензурным выражением. Можно представить недоумение и даже испуг на лицах американцев, когда после деловой встречи один из российских участников, не зная английского языка, но желая выразить удовлетворение итогами встречи, резко поднял вверх большой палец руки. Вывод очевиден: если неизвестны точные значения жестов при общении с иностранцами, лучше вообще их исключить. Такие жесты либо просто не понимаются, либо получают другое значение.

Следовательно, невербальные знаки могут быть использованы как образцы поведения и иметь при этом символическое значение. Они могут быть поняты так же ясно, как и вербальные знаки, выражаемые известной участвующим сторонам системой словесных кодов.

142

<< Предыдушая Следующая >>
= Перейти к содержанию учебника =
Информация, релевантная "3.3. Управленческая информация"
  1. Информационная сторона процесса управления
    С информационной точки зрения процесс управления представляет собой последовательность следующих этапов (см. рис. 3.2): 1) сбор первичной (начальной) информации; 2) ее регистрация, передача и сохранение на информационном носителе; 3) логическая и математическая обработка первичной информации, в результате чего получается синтетическая информация, которая может быть оформлена в виде
  2. РЕШЕНИЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
    В результате изучения материала данной лекции, студенты должны знать: 1. Роль и место управленческих решений в процессах управления организацией; основные понятия курса, являющиеся базовыми для изучения последующих разделов. 2. Особенности управленческих решений, рассматриваемых с позиции фиксированного действия. Признаки управленческого решения, структура и требования, предъявляемые к
  3. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ.
    В результате изучения материала данной лекции, студенты должны знать: 1. Составляющие эффективности организации в целом. Сущность эффективности управленческих решений, факторы, влияющие на эффективность У Р, их взаимосвязь и характеристика. 2. Принципы управления эффективностью управленческих решений. Критерии эффективности решений и проблемы определения показателей, позволяющих проводить
  4. 1.1. Цели и задачи бухгалтерского учета
    Бухгалтерский учет — это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации об имуществе и обязательствах организации в стоимостном выражении. Основной целью ведения бухгалтерского учета является формирование достоверной и полной информации для пользователей, под которыми понимаются юридические и физические лица, принимающие управленческие решения на базе финансовой отчетности и иной
  5. Контрольные вопросы
      Что вы понимаете под управленческим решением? В чем его отличие от решений, которые мы принимаем в повседневной жизни? Назовите основные стадии процесса подготовки и принятия управленческих решений. Дайте классификацию и охарактеризуйте виды управленческих решений. В чем заключается индивидуальность стилей принятия решений? Что представляет из себя метод «многомерных матриц»?
  6. 8.2. Организационные факторы управленческих решений
    Основные параметры внутренней и внешней среды организации обозначаются понятием факторов управленческих решений. Совокупность этих факторов отличается сложностью и большим разнообразием. Обусловлено это социотехническим типом организационных систем и множественностью форм их взаимодействия с внешним окружением. В теории управления сложились представления о существовании трех интегральных
  7. УСЛОВИЯ И ФАКТОРЫ КАЧЕСТВА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
    В результате изучения материала данной лекции, студенты должны знать: 1. Основные отличия понятий «качество» и «эффективность» управленческих решений. Причины, определяющие качество продукции как конечный результат управленческих решений; взаимосвязь качества управленческой деятельности и качества управленческих решений. 2. Существующие позиции к оценке качества управленческих решений в
  8. ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ И ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
    В результате изучения материала данной лекции студенты должны знать: 1. Особенности технологии и организации процесса разработки управленческих решений, его основные этапы, общую логическую схему построения организационной модели, условия, в которых возникают и разрешаются проблемные ситуации. 2. Понятийный аппарат данной темы курса. 3. Формы разработки и представления управленческих
  9. КЛАССИФИКАЦИЯ И ТИПОЛОГИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ.
    В результате изучения материала данной лекции, студенты должны знать: 1. Основные признаки управленческих решений и причины существования различных подходов к их классификации. Влияние выбора классификационных признаков на виды решений. 2. Общий подход к классификации управленческих решений. Варианты существующих классификаций управленческих решений, их общие черты и различия. 3.
  10. 6.8. Создание системы коммуникаций и информационного обеспечения организации
    Коммуникация — это обмен информацией между людьми. В систему коммуникаций организации входят внешние и внутренние коммуникации. Внешние коммуникации включают в себя обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Внутренние коммуникации представляют собой информационные обмены между элементами организации. Внутренние коммуникации подразделяются на следующие виды: а)
  11. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ.
    В результате изучения материала данной лекции, студенты должны знать: 1. Основные задачи системного подхода; системный подход к разработке управленческих решений; процедуры для реализации системного подхода, отработанные в современной управленческой практике. 2. Роль и значение целевой ориентации управленческих решений; проблемы определения целевой ориентации УР; взаимосвязь типов
  12. Отказ от управленческого рационализма классических школ управления
    Управленческий рационализм классических школ управления выражается в убеждении, что успех организации зависит от использования внутренних факторов производства – от рациональной организации труда, развития специализации, снижения издержек производства и др. Глобальный и крутой поворот в истории развития нашей страны к экономике рыночного типа вызвал необходимость создания новой управленческой
  13. 15.1. Общие понятия об управленческих решениях
    В результате реализации функций управления управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Для того чтобы выполнить любую функцию управления, необходимо решить определенные проблемы и соответственно принять целый ряд управленческих решений. Процесс управления можно представить как совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском вариантов их разрешения и
  14. 2. Структура глобального информационного пространства
    Объекты глобального информационного пространства: 1) информационные ресурсы; 2) информационная инфраструктура: а) информационные телекоммуникационные структуры; б) информационные технологии; в) системы СМИ; г) организационная структура (органы власти). Глобальное информационное пространство России включает: - информационное пространство органов государственной власти; -
  15. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
    1- Дайте характеристику истоков научных представлений об управлении по памятникам письменности древних государств (4 тыс. до н.э. и позже). 2- Охарактеризуйте идеи об управлении общественными работами в древнеегипетских царствах и причины их возникновения. 3- В чем основная миссия и смысл идей об управлении древними полисами? 4- В чем причина разработки первой Табели о рангах в управлении
  16. 9.1. Критерии эффективности управления
    Эффективность любой социальной системы, включая организацию, определяется способностью обеспечивать конечный результат собственного функционирования. Наглядно эффективность выражается с помощью сравнительных показателей, которые отражают результативность деятельности в целом либо реализации конкретных решений. В самом общем виде эффективность определяется как отношение эффекта от выполнения
  17. Виды управленческого контроля
    Выделяют три основных вида управленческого контроля: 1. предварительный; 2. текущий (оперативный); 3. заключительный. Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время определения ее целей и планов реализации. Целью такого контроля является определение оптимальности разработанных планов путем моделирования будущей деятельности. Текущий контроль осуществляется от
  18. Место анализа в управленческом цикле
    В управленческом цикле анализ играет тройственную роль: • с одной стороны, он предшествует планированию и служит для оценки создавшегося положения и собственных возможностей; • с другой стороны он позволяет определить причины отклонений, возникающих в ходе выполнения плана; • с третьей стороны он следует за заключительным контролем, завершая управленческий цикл, и служит для оценки
  19. 3.2. Структура управленческого решения
    На первый взгляд может показаться, что конкретные управленческие решения по своему специфическому содержанию совершенно непохожи друг от друга. Решения могут приниматься не только по разным, с точки зрения, сложности и составу проблемам, но и на разных иерархических уровнях. Однако оказывается, что изучение множества решений под определенным углом зрения позволяет выявить весьма существенные
Портал "Все Учебники" © 2014
info@vse-uchebniki.com